Hulp bij organiseren
Hier vind je alle informatie voor het organiseren van een eigen meeting. Lees dit goed door als je een meeting gaat organiseren. Heb je nog vragen, neem dan contact op met ieQu via het contactformulier.
We willen je graag even meegeven dat je niet bang hoeft te zijn dat er iets mis gaat. De organisatie van een meeting mag dan wel wat formeel ogen, maar dat is omdat we niet willen dat er misverstanden ontstaan of dat er misbruik van de dienst wordt gemaakt. Wees dus niet bang, en vooral: zeg het als je ergens niet uit komt. We staan altijd voor je klaar.
1. Geef de meeting op bij 'zelf iets organiseren'.
Ieder lid dat langer lid is dan 3 maanden kan een meeting organiseren. Hiervoor ga je in het menu naar 'zelf iets organiseren'.
Vul hier het formulier volledig in. Ontbreken er gegevens, dan wordt de meeting niet goedgekeurd. Lees ook goed de verantwoordelijkheden en plichten door. Deze worden op deze pagina verder uitgelegd.
Als je mobiele telefoonnummer nog niet geverifieërd is, ontvang je een SMS met een code welke je in moet typen in het daarvoor bestemde tekstveld.
2. Starten met organiseren
Als je voorstel is goedgekeurd zul je in het menu een extra item krijgen: jouw georganiseerde meetings
Vanuit hier beheer je je meeting. Klik er op om het beheerscherm te bekijken.
Eerst raden we je aan een goede, wervende tekst te schrijven in het 'omschrijving' veld. Schrijf hier een leuk stukje over de voorgenomen activiteit(en) en waarom men naar jouw meeting moet komen.
Ook raden we je heel erg aan om een topic te openen over je meeting. Dit biedt ook een mooie gelegenheid om te overleggen met geïnteresserden welke datums geschikt kunnen zijn.
3. Datum vaststellen
Jij stelt, zoals hiervoor vermeld bij voorkeur samen met de ingeschrevenen, zo snel mogelijk een aantal datums vast waarop ingeschreven kan worden. Je kunt deze toevoegen met de knop 'extra datum toevoegen'. Er zijn in totaal maximaal 5 data/tijdstippen. Als er 5 data zijn en je voegt er nog één aan toe, dan vervalt de datum met de minste inschrijvingen.
Minimaal 14 dagen voor de datum (of in sommige gevallen datums) met de meeste aanmeldingen moet je de definitieve datum vaststellen.
Dit doe je door de vinkjes voor alle overige data weg te halen, en op opslaan te klikken. Vervolgens klik je links bij 'beheer' op 'datum definitief maken'. Alle ingeschrevenen die op die datum hebben aangegeven dat ze kunnen, ontvangen hierover per e-mail bericht. Je hoeft dus niet zelf te e-mailen.
4. Verzamelgegevens opgeven
Minimaal 5 dagen voor de definitieve datum moet je de verzamelgegevens opgeven. Dit wil zeggen, de verzameltijd en verzamelplek. Alle ingeschrevenen ontvangen deze per SMS en e-mail. Tevens ontvangen zij jouw mobiele telefoonnummer. De sms ziet er zo uit:
Meeting 'Pannenkoeken bakken'
Verzamelen op 01-01-2008 om 00.00
Locatie: Voor AH 2 GO, Utrecht CS
Mobiel nr. Tijmen: 06-12345678
Veel plezier!
Jij als organisator ontvangt per e-mail een lijst met alle ingeschrevenen met hun e-mail en mobiele telefoonnummer. Ook het nummer van de beheerder van ieQu staat hierop vermeld voor als er ernstige problemen zijn. Print deze mail uit en neem deze mee!
5. De dag van de meeting
Controleer goed of iedereen aanwezig is en bel de mensen die er niet zijn op. Graag ontvangt ieQu de gegevens van personen die zonder geldige reden niet zijn komen opdagen.
Veel succes met organiseren, en aarzel niet om vragen te stellen als je deze hebt.
Omdat we deze dienst nog maar kort aanbieden zijn we continue bezig het proces te verbeteren. Kijk bij je volgende meeting even op deze pagina of er wijzigingen zijn in het proces. Ook willen we graag weten hoe we dit kunnen verbeteren. Hiervoor kun je terecht op het forum.
Laatste update: 03-12-2007